企業采購價格控制必要性

　　隨著企業改革的不斷深化，市場競爭的日趨激烈，物資采購供應工作是企業管理中的重要一環，而采購價格控制是物資采購管理中的重要一環。

　　《中國政府采購》雜志是中國人民共和國財政部創辦、主管的中國唯一一份全國性政府采購期刊，財政部指定全國政府采購信息發布媒體，全國政府采購工作指導刊物。

　　面對活躍的市場,紛雜的產品信息,如何把握市場動態,分析判斷市場信息的可靠性和準確性,如何定位采購物資價格和質量等一系列問題也是企業采購價格控制所必須解決的。

　　企業在提高產品產量、保證產品質量的前提下,首當其沖是價格戰。因此,企業除加強管理、優化組織結構、降低生產成本外,更應注重構成產品的生產資料的采購成本的降低。而企業中各相關部門購進的原、輔材料、設備、建筑材料、各類商品及其他物資,都在不同層面影響產品生產成本和產品質量。

　　眾所周知,在一個企業中財務部門的地位和作用是非常重要的,它既是一個核算部門,為各個相關部門承辦財務方面的經濟業務,又是一個預算部門,為企業的整體規劃來預算及籌集資金,它還是一個成本控制部門,這不僅僅包括日常票據審核報銷的控制,還包含了生產成本費用的控制。一個企業是由許多個相互聯系、相互制約部門組成的經營實體,在企業管理過程中,最容易發生的失控點則主要集中在直接管理人、財、物、和供產銷權力的重要崗位和環節上,而這其中,企業物資采購就是一個既敏感、復雜、又易出現問題的環節,所以,現在很多的企業給財務部門增加了一項特殊的工作:采購價格控制。

　　根據企業具體情況采購部門制定出有目標有戰略的招標采購管理辦法,并從根本上制止了采購方面的跑、冒、滴、漏,具體做法是:

　　1 建章立制,理順物資采購程序,規范采購行為

　　根據《國有企業物資采購管理暫行規定》、《中華人民共和國招、投標法》、《機電設備招、投標管理辦法》等相關規定,結合本單位的實際情況,應制定出既適合本單位現有條件,又不違反國家法規政策的制度、規定。我單位制定了《采購招標及合同評審管理辦法》,《物資采購與管理的考核規定》,明確了各部門的職責,做到責、權分明,使價格審計工作有章可循、有法可依,促使采購工作規范有序,改進和加強了企業的內部管理。我公司規定了“四個不準”,要求所有采購合同不經審計不準簽訂合同,不簽合同不準預付貨款,各項采購無資金來源及價格不經審計不準投產,價格未經審計不準報銷。

　　2 利用現代化管理手段,搞好采購管理工作

　　隨著計算機的發展,網絡充斥著每個人的生活,利用計算機及網絡管理采購工作,對采購工作和價格審計工作的影響也無疑有了質的飛躍。根據實際情況編制采購合同管理程序,將設計部門的電子版明細表直接導入采購合同管理程序,由財務部門按照事先做好的目標成本將成本細化到每一個零部件上,做為采購價格的限定價格,所有采購合同都輸入程序當中。如果最終輸入的采購價格高于限定的價格,將做出提示,如果不修改初始目標成本價格,不予通過。并且由專人進行程序內容錄入,在全公司內聯網,相關人員均可以在網上查詢到所需的數據。通過這樣的管理,可以有效地避免重復訂貨及多訂貨,并且通過查詢可以及時發現漏訂貨的現象。由于事先做出了目標成本,通過程序隨時控制成本發生的情況,對于成本即將高于目標限定價的,及時給予預警,高于目標的不予訂貨。用電腦代替人腦的控制,沒有了人際關系的干擾,對于成本控制工作的發展也會有較大的促進。

　　3 完善基礎工作,加強市場價格跟蹤

　　(1)編制原材料采購價格數據庫。

　　以前可利用的信息非常少,往往都是通過平時訂單的積累,手工的記錄,對方出具的價格本等來審計價格,每查一個價格都需要翻閱大量的資料,現在我們通過前期大量的工作,整理編制了原材料采購價格數據庫,將曾經簽訂過合同的價格統統整理出來,按照不同類別、不同規格進行分類,可以在計算機上隨時查詢相關或同類部件的供貨廠家和已簽訂的供貨價格,這樣就節省了后期很大的工作量,不必重復的翻閱厚厚的資料。

　　(2)編制原材料價格變動報表。

　　廣開渠道、多方收集信息,通過在網上查詢價格,電話詢價、報刊等手段,了解市場行情,隨時跟蹤市場價格的變動,形成原材料價格變動報表,并以此為依據指導零部件價格的變動,加強采購價格的精細化管理。

　　原材料價格變動報表(見圖1)

　　4 推動陽光工程,實施比質比價采購

　　為杜絕“暗箱操作”,應積極倡導“陽光工程”,對大宗采購實施招標或議標,成立招標評審小組,吸納生產、技術、采購、質量等相關人員參加,并對采購物資的質量實行跟蹤調查。建立《物資使用情況反饋制度》,不定時對各使用部門回訪,讓使用部門參與對采購物資的價格、質量監督;對物資采購中出現的問題,及時分析原因,根據情況提出處理意見,促使采購部門增強責任心。充分發揮管理職能,堅持全方位審核。對采購物資在審價過程中不是簡單的以價審價,而是結合生產情況、根據生產計劃、倉庫庫存等各方面信息,監督物資采購質量、控制物資的采購數量,盡量減少資金占用;在價格審核過程中及時發現管理中存在的問題,提出建議并監督實施。

　　5 建立外協、采購戰略合作伙伴

　　根據企業目標市場的發展和需要,以及同行業之間激烈的競爭,價格總是制約企業發展的一個難關,如何既降低成本又保證質量,現在很多企業都與自己的優秀供貨商建立了一種戰略合作伙伴關系,這樣企業就與供貨商之間形成了一個優勢互補、長期合作的關系,在這種框架下,供貨商給企業最優惠的價格和最高的品質保證,企業在同等條件下優先選擇戰略合作伙伴企業的產品。在選擇戰略伙伴企業的過程中,一定要認真評價和挑選,由采購部提出擬建立戰略合作伙伴企業名單,并提供其資質證明,由生產部、質量部、用戶服務部、財務部、技術部聯合進行審核認定,生產部主要負責對該企業以前交貨情況給予評價,質量部主要負責對該企業前期供貨質量給予評價,用戶服務部主要負責對該企業在用戶現場的表現給予評價,財務部主要負責對該企業產品價格給予認定,技術部主要負責對該企業技術能力給予評價,經各方確定合格后,方能與該企業簽訂戰略合作伙伴協議。