新時期人事檔案管理工作探析

　　摘要：人事檔案管理工作是人事管理工作的重要組成部分，它是發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才的重要依據(jù)。人事檔案管理工作在目前社會中的重要性日益突顯，要使檔案工作有新的進(jìn)展和突破，就要抓住當(dāng)前有利時機(jī)，加強(qiáng)檔案管理，沖出原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，才能適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展。

　　關(guān)鍵詞：新時期;人事檔案;檔案管理

　　人事檔案是社會公共信息非常重要的一個組成部分，通過人事檔案可以證實個人的經(jīng)歷、學(xué)歷、技術(shù)職稱、社會關(guān)系、獎懲等情況。從人力資源開發(fā)、管理的角度來看，人事檔案可以為個人求職、單位求才提供大量豐富、動態(tài)、真實有效的原始資料和數(shù)據(jù)。因此管好用好人事檔案，對人才資源開發(fā)，對單位的發(fā)展起著重要作用。目前，我國在人事檔案管理上面，仍存在一些問題，影響人事檔案管理的質(zhì)量，管理人員要找出人事檔案管理中出現(xiàn)的問題，結(jié)合問題的原因，制定解決方案，以此來彌補人事檔案管理中的不足。

　　新時期人事檔案管理中出現(xiàn)的問題

　　(一)管理人員的管理模式落后

　　在進(jìn)行人事檔案管理期間，管理人員的管理模式尤為關(guān)鍵，根據(jù)筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，部分管理人員所使用的管理模式較為落后，這會影響人事檔案管理的效率。在進(jìn)行的錄入時，不少管理人員會選擇手動錄入的方式，由于人事檔案的數(shù)量較多，在錄入時會需要大量的時間，容易出現(xiàn)錄入錯誤的情況，在錄入過程中，如果系統(tǒng)受到侵犯，容易出現(xiàn)檔案丟失或者缺失的情況。一些單位或企業(yè)雖然購買信息化設(shè)備，但在使用時，沒有體現(xiàn)出信息化設(shè)備的價值，這會影響人事檔案管理的質(zhì)量，部分管理人員在管理時，還會受到以往管理觀念的影響，沒有使用信息化設(shè)備進(jìn)行人事檔案管理，這會影響人事檔案管理的效果。

　　(二)管理人員的認(rèn)識程度不夠

　　部分單位負(fù)責(zé)同志與管理人員對人事檔案管理這份工作并不了解，沒有認(rèn)識到人事檔案管理的重要性，認(rèn)為職工人事檔案與單位發(fā)展沒有絲毫的關(guān)系，對于單位發(fā)展并沒有太大的幫助，不愿意在檔案管理方面投入人力與物力。甚至有些管理人員認(rèn)為，這些檔案只是一份過期的文件，只能說明過去，不代表現(xiàn)在與將來。在進(jìn)行人事檔案管理時，管理人員的管理方式比較簡單，檔案收集歸檔不及時不主動，容易缺失相關(guān)的重要文件，無法發(fā)揮人事檔案的作用。

　　(三)管理人員的專業(yè)素養(yǎng)缺乏

　　經(jīng)過筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，部分管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不夠，在實際管理期間，管理人員將所有注意力都放在職工的管理和業(yè)績考核上面，沒有把人事檔案管理當(dāng)作重要的工作對待，混同于其他的一般業(yè)務(wù)工作。有些單位雖然建立了人事檔案管理制度，但真正執(zhí)行的時候卻并不落實。如人事檔案未編目造冊，編制檢索工具，查閱借用、轉(zhuǎn)遞手續(xù)不夠完備;有的單位檔案室里堆放雜物，“六防”措施不落實;還有的單位檔案里的檔案甚至出現(xiàn)霉壞變質(zhì)的狀況 。

　　解決問題的方法與策略

　　近年來，隨著現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用與完善，以及信息的便捷傳遞，各單位與部門的領(lǐng)導(dǎo)已認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，這給檔案管理工作的改進(jìn)創(chuàng)造了必要的條件。

　　(一)創(chuàng)新人事檔案的管理模式

　　隨著新媒體、新技術(shù)的普及，管理人員要從人事檔案管理的對象、主體以及管理方式上面入手，將信息化的管理理念運用到人事檔案管理當(dāng)中，采用信息化的管理方式，能夠加快的生態(tài)管理的效率，還能避免失誤。在錄入人事檔案時，管理人員可以借助現(xiàn)代化技術(shù)，通過掃描檔案的內(nèi)容，進(jìn)行錄入，這樣就不會出現(xiàn)錄入錯誤的情況。與此同時，管理人員要對內(nèi)部的檔案系統(tǒng)進(jìn)行完善，提升檔案系統(tǒng)的安全性，以免出現(xiàn)信息丟失或者內(nèi)容缺失的情況。

　　(二)提升管理人員的認(rèn)識水平

　　檔案工作是一項默默無聞的工作，領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，是做好人事檔案管理工作的關(guān)鍵。因此，要著重提高領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作的認(rèn)知程度，使其把檔案管理工作列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，并安排專人分管人事檔案管理。同時人事檔案管理人員也要正確意識到人事檔案管理的價值，以及對單位的作用。在管理時，管理人員要按照規(guī)定進(jìn)行管理，明確人事檔案與人事調(diào)動之間的關(guān)系，建立一套完善的檔案管理體系，以免出現(xiàn)管理混亂的情況。管理人員在管理期間，要體現(xiàn)出人事檔案管理的價值，保障人事檔案管理的質(zhì)量。

　　(三)建立科學(xué)有效的管理制度

　　單位在制定人事檔案管理制度時，要結(jié)合單位運行情況以及發(fā)展方向，制定針對性的人事檔案管理制度。要不斷完善、修訂和健全檔案收集制度、鑒別歸檔制度、檢查核對制度、保管保密制度、查(借)閱制度等，做到制度上墻、賬簿成冊，并且認(rèn)真按照規(guī)定的制度、規(guī)定的程序辦事。管理人員在進(jìn)行人事檔案管理時，要做好自己的工作，并找出自己在人事檔案管理中出現(xiàn)的問題，及時解決。對管理過程中存在一些錯誤，管理人員要及時改正，進(jìn)行彌補，與此同時，管理人員要結(jié)合新時期的發(fā)展情況，對現(xiàn)有的人事檔案管理制度進(jìn)行完善，確保完善后的管理制度，符合單位發(fā)展的需要。

　　此外，檔案管理人員要改變現(xiàn)有的管理方式，使用規(guī)范化、現(xiàn)代化的人事檔案管理技術(shù)，確保人事檔案的完整性，以免管理期間，出現(xiàn)檔案丟失或內(nèi)容缺失的情況。同時，管理人員要定期對人事檔案進(jìn)行核查，特別是要對檔案系統(tǒng)進(jìn)行安全檢測，提升檔案系統(tǒng)的安全性。

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