1背景和意義

農業在國民經濟發展中具有重要的戰略地位，它是人類社會賴以生存和發展的最基本的產業。保障農業可持續發展，已成為當今世界的戰略任務。實現農業可持續發展，根本出路在科技。農業科學技術研究是以自然生態環境、農作物為研究對象，根據一定的科學原理，不斷探求其真相、性質和規律，取得具有一定實用價值和學術意義，影響和促進農業發展的綜合智能、技能和物能的多學科、深層次和高水平的實踐探索活動。其實踐活動中自然產生大量的農業科學技術研究檔案，對于豐富科學技術資源寶庫、客觀反映和再現農業科學技術研究歷史及今后創新發展都具有十分重要而深遠的意義。客觀反映農業發展歷史面貌的第一手史料是檔案。檔案存憑、留史、資政和育人的價值被廣泛認同。隨著農業科技創新的快速發展，研究領域的廣度、深度不斷拓展、延伸和細化，形成的不同形式載體的檔案成倍增加，建檔領域、歸檔內容和保存形式等隨之變化。新時期，國家檔案事業發展戰略要求檔案館藏到2020年比2010年翻一番。為檔案事業發展提供制度保障的措施之一是要加強檔案標準化工作。檔案工作正在走向依法管理、開放和現代化。加強全覆蓋建檔，全范圍收集檔案資源；健全完善檔案工作體制機制，推進法制建設；加強科研檔案管理，科學整合檔案資源等，對農業科學技術研究檔案工作提出了新的挑戰。農業科研檔案工作既是一項長期工作，又是一項復雜的系統工程，需要統籌規劃、科學指導和法制保障。

2存在的問題

強化依法管理，已成為推進檔案事業發展的重要任務。加強農業科研規范化管理，提高科研管理水平是農業科研事業發展的重要舉措。農業科研檔案工作是農業科研事業的重要組成部分。推進法制建設，建立規范一致的標準，是發展農業科研事業和檔案事業的客觀需要，更是今后工作查考、研究借鑒、探尋規律、如實反映農業科研成果創新、技術演變、改進方法和科技推廣等的有效舉措。目前，農業科學技術研究檔案的建檔、分類、歸檔、鑒定和安全保密等方面存在一定的問題。主要表現有：一是建檔不科學。直接記錄和反映農業科研單位職能工作形成的文件材料與國家、行業設立的重大農業科研攻關項目研究形成的文件材料混淆建檔；記錄同一研究活動的紙質、實物、照片、聲像和電子等不同載體、形式的檔案不能同步齊全建檔。二是分類不規范。因地域、氣候和土壤等自然差異造成農作物在不同地區的生長和效益差異，不同時期、不同地區農業科學技術研究的側重點不同，內容、名稱也各不一樣，可能造成歸檔路徑不暢，原分類不能適應實際需要，導致檔號不準確、標引混亂和查檢準確率低，從而影響服務質量。三是歸檔不全。農業科研工作的主戰場在田間、地頭和試驗室等，形成的記錄材料不同于文書檔案，具有特定的處理程序、法定的責任者和歸檔期限，由科研人員針對具體的研究對象自行設計、標識、記錄并通過實踐驗證而成，不注重記錄載體的質量，隨意性強且自行保存，會因科研人員調動、離職和退休等原因，造成歸檔不及時、不完整和質量瑕疵等。標準指一種或者一系列具有強制性要求或指導性功能，內容具有細節性技術要求和有關技術方案以及操作方法的規范文件[9]。現有國家、行業標準不能滿足農業科學技術研究檔案工作的實際需要。針對自身特點和發展需要研究制定標準，是提升和促進其科學化、規范化、精細化和法制化管理水平和能力的有效舉措。

3主要做法

3.1以庫藏資源為對象自查分析

任何標準的制定，都需要一定的基礎資源作為參照。一是對庫藏的農業科學技術研究檔案進行清點、核查、統計和分析，摸清實存案卷的實際情況。二是梳理歷年來的制度建設、借閱利用及利用效果登記情況，以便統計分析、查找不足和總結經驗。三是核對實體案卷與檢索目錄的完整準確情況，抽查檢出實體案卷排列與標引路徑，探討改進措施。

3.2采取多種形式開展調查研究

一是問卷調查。針對農業科學技術研究檔案概況、庫房建設、設施設備、檔案人員、管理制度、庫藏情況、查閱利用、數字化等現狀、存在問題以及未來發展的意見，進行較大范圍的問卷調查。對反饋問卷進行認真細致的研究分析，分類歸納，掌握普遍性問題、個案和強化管理的意見。二是考察調研。走訪一些具有一定規模和影響力的農業科研單位，與檔案專家、文秘人員交流溝通，了解其管理現狀、突出問題、制約因素與規范措施等。三是文獻查考。重點搜集查閱發達國家以及國內農業科研機構農業科學技術研究檔案的內容、形式和管理等現狀、問題以及發展目標和方向，學習借鑒成熟理論和先進經驗。

3.3匯總分析

采用比較分析與歸納總結、理論分析與實踐研究相結合等方法，對調查內容、數據進行全面匯總分析。研究探討農業科學技術研究檔案安全管理和有效利用的必要性、目的和意義。對其工作內容、屬性以及涵蓋范疇、建檔對象、歸檔內容和鑒定原則方法等進行分析研究，探索其發展規律與內在聯系，界定相關概念。提出建立其安全管理和有效利用長效機制保障的建設模式；提出其數字化管理的策略與技術途徑；提出建立促進其科學化、規范化、精細化和法制化管理的標準體系。

3.4研究實踐

以調查研究為基礎，結合實際工作，詳細設計、起草和制定相關標準，并在實務工作中應用實踐。一是建立農業科學技術研究檔案分類。為科學建檔、有序歸檔、檢索標引和準確查檢提供指導，為實現應建盡建、能歸盡歸搭建平臺。二是制定管理規范和農業科研項目文件歸檔整理規范。實現農業科研單位完成職能研究工作與大中型農業科研項目研究任務中形成文件材料的分類建檔，規范管理。三是建立地方標準體系。按照國家質量技術監督標準制訂定有關要求，履行申報、征求意見、修訂完善、專家評審和質疑答辯等程序，申報地方批準或國家、行業標準，推進法制管理。

4內容框架

4.1《農業科學技術研究檔案管理規范》（DB62/T2343-2013）

本標準定義農業科學技術、農業科學技術研究、農業科研文件材料、農業科研檔案、卷內目錄、備考表和歸檔說明書等術語；針對農業科研文件材料的產生、形成、收集、整理、鑒定、立卷和歸檔，到轉化為農業科學技術研究檔案的整理、保管、借閱利用、鑒定銷毀和統計開發等各業務工作，逐一提出管理原則、細節技術、操作規程及質量要求。

4.2《農業科學技術研究檔案分類》（DB62/T2344-2013）

本標準規定其分類標引的基本原則、不同類型和主題的農業科學技術研究檔案分類標引規則及程序。以庫藏實體資源和擴充建檔對象為前提，廣泛涵蓋農業教育學科、農業科研領域及今后發展趨勢等，搭建十九級一級類目和四層級類目。針對未來新增對象預留建檔空間和路徑，設“其他”類目。建立科學分類的指導和依據。

4.3《農業科研項目文件歸檔整理規范》（DB62/T2345-2013）

本標準定義農業科研項目、農業科研項目文件材料、農業科研項目檔案、檔號編制和全宗號等專業術語。提出農業科研項目文件材料的歸檔范圍、整理方法、質量要求以及檔號、全宗號等編目規則。

5作用

5.1為擴大建檔對象開通渠道

在今后農業科研事業發展進程中，凡是具有社會價值、農業科研價值以及關涉農業科研人員利益的記錄史料，發現一項、收集一項、建檔一項，提供建檔平臺和歸檔通道。

5.2為提升檔案質量進行全程指導和管控

農業科學技術研究檔案標準體系是相互關聯，環環相扣的動態平衡系統。一是為全覆蓋科學建檔、齊全歸檔和分類管理提供宏觀指導。二是為建立統一的檢索、標引體系，充分開發利用信息資源，實現信息交流與共享，提供規范一致的指導和依據。三是為促進農業科學技術研究檔案科學化、規范化、精細化和法制化，切實為農業科學技術研究活動保存真實、可靠的第一手文獻史料，維護農業科學技術研究檔案的真實、齊全、完整、準確、系統和安全，提升參考、查證和研究利用的服務能力，彰顯存憑、留史、資政和育人的作用，提高目標管理率、歸檔完整率和參考利用率。

5.3為推進信息化建設奠定基礎

隨著科學技術的迅猛發展，檔案信息化工作逐步深入，辦公自動化應用、檔案機讀目錄數據庫和數字檔案館（室）建設等已經開啟檔案工作新起點。物聯網、云計算、移動互聯以及農業智能設備、裝備逐步推廣應用等正在給農業發展帶來重大變革[11]。農業科研檔案信息化建設勢在必行。積極探索建立有效的標準體系，全程指導，科學建檔，準確歸檔，儲備豐富的檔案資源，優化館藏，強化服務，加強農業科學技術研究檔案自身裝備，為適應信息化快速發展和加速農業科研檔案信息化建設奠定堅實基礎。

作者：郭秀萍 單位：甘肅省農業科學院