高校數(shù)字化檔案館建設(shè)中存在的問題及改進(jìn)策略探析

　　在現(xiàn)代信息技術(shù)高速發(fā)展的推動下，高校數(shù)字化檔案館建設(shè)逐漸成為檔案館建設(shè)的關(guān)鍵與核心。數(shù)字化檔案館又稱數(shù)字檔案信息共享平臺系統(tǒng)，是一種通過網(wǎng)絡(luò)對檔案信息進(jìn)行整合，進(jìn)而進(jìn)行利用的數(shù)字檔案館形式。高校數(shù)字化檔案館的建設(shè)作為我國信息化建設(shè)的重要組成部分，關(guān)系到檔案事業(yè)的發(fā)展方向。本文對現(xiàn)階段高校數(shù)字化檔案館建設(shè)中存在的問題進(jìn)行分析并提出相應(yīng)的實(shí)施策略。

　　《浙江高校圖書情報工作》是由浙江省高校圖工委主辦的雙月刊。本刊是集圖書館學(xué)、情報學(xué)理論及圖書館工作實(shí)踐交流為一體的專業(yè)性期刊。設(shè)有《改革和探索》、《現(xiàn)代技術(shù)》、《館藏建設(shè)》、《用戶教育》、《讀者服務(wù)》等欄目,本刊貫徹“百花齊放、百家爭鳴”的方針,堅(jiān)持理論聯(lián)系實(shí)際的原則,立足本省,面向全國,熱情歡迎省內(nèi)外高校圖書情報工作者惠賜佳作。

　　建設(shè)數(shù)字化檔案館可以集中管理數(shù)字檔案信息，并對之加以集中利用。在社會信息化的要求下，全國各所高校檔案館加大了網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化服務(wù)的推廣力度，信息化服務(wù)的水平有了極大的提升。但由于數(shù)字化檔案館建設(shè)正處于起步階段，各項(xiàng)手段和設(shè)施還不夠完善，目前出現(xiàn)了很多亟待解決的問題。

　　1高校數(shù)字化檔案館概述

　　高校數(shù)字化檔案館是一種新型的檔案館，它是在多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的基礎(chǔ)上形成的。高校數(shù)字化檔案館建設(shè)是高校建設(shè)“數(shù)字化校園”的重要一環(huán)，主要負(fù)責(zé)存儲、管理以及利用本校檔案數(shù)字信息資源。相比于傳統(tǒng)檔案館，在使用媒介方面，數(shù)字化檔案館可實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)向數(shù)字信息的轉(zhuǎn)變;在利用方面，其完成了由單一查詢轉(zhuǎn)向綜合利用;在管理方式上，其完成了低效向高效的轉(zhuǎn)變;在管理內(nèi)容上，其實(shí)現(xiàn)了由單一保管向全面信息采集的轉(zhuǎn)變。高校數(shù)字化檔案館最突出的特征是，在檔案管理中完成檔案的收集、存儲、處理、查詢等的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、電子化。

　　2高校數(shù)字化檔案館建設(shè)中存在的問題

　　2.1缺乏數(shù)字化檔案管理的復(fù)合型人才

　　高校數(shù)字化檔案館建設(shè)的工作人員，既要精通計算機(jī)技術(shù)，還需熟悉檔案業(yè)務(wù)知識。目前，部分檔案管理人員年紀(jì)偏大，計算機(jī)操作水平不高，整體素質(zhì)不過關(guān)，跟不上信息技術(shù)的發(fā)展步伐，無法勝任數(shù)字化檔案管理工作。高校數(shù)字化檔案館建設(shè)管理人員的能力直接著決定檔案管理工作的工作效率和質(zhì)量，因此，有能力的復(fù)合型檔案管理人才的缺失，是高校數(shù)字化檔案館建設(shè)問題的重中之重。

　　2.2標(biāo)準(zhǔn)化水平有待提高

　　數(shù)字化檔案信息易更性、可靠性與長期利用之間具有很大的矛盾，配備健全的數(shù)字檔案館的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)體系，是解決上述矛盾的最好辦法。然而，值得注意的是，現(xiàn)階段高校數(shù)字化檔案館建設(shè)硬件和軟件的標(biāo)準(zhǔn)化水平都不高，還有部分檔案信息不具備統(tǒng)一的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，因此，數(shù)字信息之間的轉(zhuǎn)化一時難以實(shí)現(xiàn)。除此之外，由于硬件的環(huán)境不夠統(tǒng)一、設(shè)備的檔次參差不齊，使檔案信息分類編碼的標(biāo)準(zhǔn)不夠完善。這些都對高校數(shù)字化檔案館建設(shè)具有消極的影響。

　　2.3信息技術(shù)外包的風(fēng)險大

　　由于高校檔案館在信息技術(shù)水平、物力、人力方面的限制，高校數(shù)字化檔案館建設(shè)，大部分是由信息技術(shù)供應(yīng)商提供并完成全部的信息技術(shù)、軟件及硬件構(gòu)造，借此實(shí)現(xiàn)具體的數(shù)字信息化的服務(wù)功能。雖然這一做法有一定的優(yōu)越性、可行性和合理性，但同時也存在相應(yīng)的潛在風(fēng)險。第一，信息技術(shù)外包商的技術(shù)水準(zhǔn)、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)信譽(yù)不高，可能引發(fā)質(zhì)量和維護(hù)服務(wù)方面的風(fēng)險。第二，外包商無法充分掌握檔案管理數(shù)據(jù)庫帶來的信息數(shù)據(jù)的利用不便。第三，由于對承包商的過度依賴，致使檔案部門在人才隊(duì)伍建設(shè)方面缺乏進(jìn)取、安于現(xiàn)狀。第四，在安全和保密方面留有隱患。第五，雙方在設(shè)備技術(shù)要求等問題上有意見的分歧、人員關(guān)系處理方面的矛盾等，致使工期延誤。

　　2.4宣傳力度不足

　　高校檔案館數(shù)字化建設(shè)的目的是，更好地實(shí)現(xiàn)資源的利用與檔案信息的存儲。然而，高校在宣傳方面的力度不足，致使數(shù)字化檔案的利用率和使用率低下，浪費(fèi)了數(shù)字化檔案館的有效資源。

　　2.5基礎(chǔ)設(shè)施落后

　　高校數(shù)字化檔案館建設(shè)，是基于傳統(tǒng)檔案館的查詢、館藏、分類等原有模式，借助暢通無阻的網(wǎng)絡(luò)與計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，最大限度地應(yīng)用各種不同的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，進(jìn)而建立一種新型的檔案管理模式，達(dá)成檔案資源的共享與科學(xué)保護(hù)。由此可見，高校數(shù)字化檔案館建設(shè)，需要以網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)處理基礎(chǔ)設(shè)施為依托，但目前高校檔案館的基礎(chǔ)設(shè)施，根本無法滿足高校數(shù)字化檔案館建設(shè)的要求與需要。

　　2.5.1網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方面

　　高校網(wǎng)絡(luò)建設(shè)問題突出。首先，高校檔案館網(wǎng)絡(luò)建設(shè)故障連連，極大地影響了用戶的使用。其次，沒有按時對運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行日常維護(hù)、改造和升級，沒有對網(wǎng)絡(luò)資源進(jìn)行充分利用，加上資金鏈的匱乏，極大地影響了資源共享的實(shí)現(xiàn)程度。

　　2.5.2數(shù)據(jù)庫建設(shè)方面

　　很多高校都具有豐富的館藏資源，但數(shù)據(jù)庫種類、內(nèi)容貧乏，檢索途徑單一，部分檔案信息審視無法提供檢索途徑。

　　2.5.3硬件基礎(chǔ)設(shè)施方面

　　高校數(shù)字化檔案館建設(shè)離不開高端硬件設(shè)備的支持，而技術(shù)設(shè)備越來越短的更新周期，給資金不足的高校檔案館帶來了巨大的壓力。目前，有很多高校在硬件基礎(chǔ)設(shè)施方面存在資金投入不足的問題，從而延誤了數(shù)字化體系構(gòu)建的基本進(jìn)程。

　　3高校數(shù)字化檔案館建設(shè)的相應(yīng)策略

　　3.1提升數(shù)字化檔案館管理人員的技能水平

　　檔案管理人員作為高校檔案管理工作的關(guān)鍵、核心，對高校數(shù)字化檔案館建設(shè)具有直接的影響，因此，提升數(shù)字化檔案管理人員的技能水平，是高校解決問題的重點(diǎn)。高校可以通過對數(shù)字化檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提升其專業(yè)知識和專業(yè)技能，如，以會代訓(xùn)、集中培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)等多種培訓(xùn)方式，特別是以信息技術(shù)為核心的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。高校還可以通過各種方式引進(jìn)精通電腦、年輕有為，且對檔案管理有著濃厚興趣的復(fù)合型人才。

　　3.2制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和制度

　　高校館藏檔案數(shù)字化這項(xiàng)工作，是以檔案電子化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化建設(shè)為基礎(chǔ)的。這要求高校數(shù)字化檔案館在資源的存儲、標(biāo)志、查詢、搜索、管理以及借閱等方面，要有一個統(tǒng)一的制度規(guī)范，進(jìn)而形成完善的高校數(shù)字化檔案館建設(shè)的管理體系，這樣，檔案數(shù)字化工作才能有章可循、有據(jù)可依。

　　3.3防范外包工程的風(fēng)險

　　面對高校數(shù)字化檔案館建設(shè)中，信息技術(shù)外包存在一定的技術(shù)風(fēng)險和管理難度的問題，高校要做到積極防范、措施到位，盡可能減小和規(guī)避風(fēng)險。第一，確保技術(shù)合同的完善，明確具體要求和承包內(nèi)容;第二，全程進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督管理，對工程需求的變化積極應(yīng)變、嚴(yán)格驗(yàn)收;第三，全面了解承包商的資質(zhì)、專業(yè)實(shí)力、品牌信譽(yù)度等;第四，承包商必須通過嚴(yán)格的保密資格審查，保密技術(shù)要達(dá)到相應(yīng)的要求;第五，挖掘技術(shù)人員的工作潛力，掌握核心技術(shù)，以確保檔案數(shù)字化建設(shè)工作順利進(jìn)行。

　　3.4加強(qiáng)宣傳力度

　　加強(qiáng)高校數(shù)字化檔案館建設(shè)的宣傳力度，進(jìn)而提高資源信息的傳播速度，提高數(shù)字化檔案館的使用率。首先，高校要以為用戶服務(wù)為原則，加強(qiáng)使用推廣力度，積極提供技術(shù)服務(wù)，并通過技術(shù)咨詢、示范等形式，提升其對社會的影響力。其次，高校要通過網(wǎng)上教學(xué)、定期召開座談會、報刊、書籍等方式，學(xué)習(xí)數(shù)字化檔案館的相關(guān)知識，充分提高檔案館的使用率和認(rèn)知率，進(jìn)而避免資源浪費(fèi)。

　　3.5強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

　　針對基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后的問題，高校應(yīng)適時加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入，包括處理設(shè)備、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備的購置，以及完善軟件設(shè)施的開銷。一方面，高校要滿足檔案管理與利用;另一方面，高校要保證數(shù)據(jù)庫構(gòu)建的順利完成。第一，高校要最大限度地利用資金鏈，使資源共享面得到最大程度的擴(kuò)大，這樣用戶才能以最快捷、最方面的方式，收集到所需要的信息。第二，高校要提高信息檢索的智能化程度，做到既能進(jìn)行分類查詢，又能根據(jù)相關(guān)的要素查詢所需信息。第三，高校要做到管理好館藏檔案館，數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容要做到翔實(shí)豐富，并及時進(jìn)行填充和更新，進(jìn)而滿足用戶多元化的需求。

　　4結(jié)語

　　高校數(shù)字化檔案館在數(shù)字時代和知識經(jīng)濟(jì)的呼喚下早已成為現(xiàn)實(shí)，同時，檔案的現(xiàn)代化、信息化對數(shù)字化檔案館也提出新的要求。因此，高校無論從數(shù)字化檔案館建成后帶來的巨大經(jīng)濟(jì)效益考慮，還是從科技發(fā)展和社會發(fā)展的目標(biāo)出發(fā)，數(shù)字化檔案館都是在時代的推動下勢在必行、為今后造福的偉大事業(yè)。高校檔案管理人員需要實(shí)時更新自己的觀念，不斷學(xué)習(xí)，積極掌握新形勢下檔案管理工作的業(yè)務(wù)知識，提升網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)水平，進(jìn)而適應(yīng)高校數(shù)字化檔案館建設(shè)的需要，確保檔案館數(shù)字化建設(shè)順利進(jìn)行。