一、ERP系統下的會計信息系統特性

(一)信息實時性

實現ERP后，會計部門可以通過網絡從企業內、外部迅速獲取最新信息；比如將ERP鏈接上國家稅務總局退稅率信息，就能及時更新系統中的退稅率，從而為企業贏得主動權。實時性還體現在收付款流程中，實時查詢資金成本并計入相關考核單位，為付款審批包括出口費用審批，購貨付款審批，進口開證審批，進口支付貨款審批提供了有效的依據。

(二)信息集成性

完成了資金流、物流、信息流的統一，實現了數據共享，提高了數據的準確性和一致性，提高了財務人員的工作效率，為企業管理者的決策提供了準確的信息。

二、ERP實施過程中碰到的問題：

(一)數據錄入人員發生變化

由過去的業務員遞交結算憑證給財務部，財務人員根據單據、遵循規則錄入賬務系統改為業務人員自己輸入。外貿系統的基礎數據基本上是由每一單合同的基礎數據為主，每一單合同從申請設立開始要輸入大量的基礎信息，包括合同號、客戶名、發票號等，非常繁瑣。業務員往往嫌麻煩，老是出現漏輸，輸錯的情況，導致流程走不下去，或是收入成本不匹配，有的只有收入沒成本或者收入成本有了，卻沒有相關費用，最終發現發現是數據輸入問題。

(二)業務素質達不到要求

每個業務員對計算機操作的熟練程度各不相同，造成編碼方式也各不相同，還有的態度不嚴謹，一會這樣編一會那樣編，結果體現到系統中的就五花八門，合同號一會兒大寫一會兒小寫，自己感覺這就是一個合同，但在系統中是不同的。這樣往往造成兩面掛賬，應收款預收款大量虛增，不利于管理層進行決策判斷，也增加了財務人員的對賬查賬時間。

(三)權限設置問題

有些部門領導對于權限設置不是很重視，業務員操作也不很熟練，有時候提交審批后，又發現問題，需要撤銷審核重新修改，幾次以后有的領導不耐煩了，就讓業務員自己去審批。這樣可能造成下屬利用這個漏洞乘機舞弊，從而造成企業損失。

三、ERP使用效果

(一)提高退稅風險的預警能力

出口退稅風險控制一般要求每單合同都經過事前審批，事中監控，事后分析三個環節。一旦出現問題，ERP系統便會自動發出警告。如退稅時間節點的掌控，避免由于人為因素造成超過有效期而不能退稅。再如通過ERP系統采集的數據資料，分析每單合同的換匯成本是否在正常范圍內，避免由于人為因素造成換匯成本偏高或者偏低造成無法退稅，降低了退稅風險。

(二)提升了銷售分析及控制與決策水平

通過ERP系統進行多維度的銷售分析，如按公司（分公司）、部門、人員、合同、商品、發票等統計分析收入、成本、費用情況，加強內部控制，支持企業經營分析和決策。通過ERP對客戶的地域、價值等分析，可準確了解客戶集中分布在哪些地區、清楚了解哪些行業的企業是自己的主要客戶、從而以便合理分配銷售人員到不同地區并采取有針對性的營銷手段、集中力量保持和提高主要客戶的滿意度。通過ERP可進行每單合同，每個業務員，每個項目小組甚至于整個公司的銷售費用成本利潤進行分析，有利于業務員對手中客戶進行選擇，盡量開發利潤率高的產品。有利于經營者加強對各業務員、各項目組、各分公司的績效考核；有利于經營者對于企業的發展做出正確的導向。

(三)提高了核算效率及資金控制能力

實施ERP后再資金控制上可以獲得以下優勢：

(1)利用ERP系統對資金流動實施動態監控。加強資金使用的全方位風險審核，它可根據合同標的的大小，代理與自營，結算方式的不同、客戶資信情況、出口部門類別等設置不等的付款條件分類，進行不同級別的審核，使資金管理進入程序化、標準化、科學化的狀態。

(2)把資金管理控制的重點放在資金的收支這兩個環節。我們結合ERP財務系統，對業務部門的每一筆收付款進行審核確認。觀察其收款是否及時、付款是否必要、占用是否合理、周轉是否迅速、金額是否異常、風險是否可控。并關注每個月每個部門所有收付的資金占用情況，及每個合同項下的資金流向做相關動態分析。

(3)對于占用企業資金墊付的合同，采用ERP內部銀行設置一定期限，超過期限自動按銀行利率計算占用資金的利息；財務部每月出具應收賬款賬齡分析表，以此作為績效考核的標準之一。使得業務員能主動積極地去催收貨款，加快回籠資金。

(4)有利于集團財務信息標準化。ERP系統支持集團化會計核算和財務管理，財務系統基礎信息標準統一化（科目、客戶、商品等），集團內各賬套統一調用基礎信息，實現集團財務信息的合并、統計、分析。

四、應用ERP時需要注意的關鍵點

(一)確保輸入數據的準確性

ERP的種種便利之處都是基于基礎數據的準確性和完整性。在實施的過程中，對傳統手工管理中基礎數據的不統一、不完整、不準確的混亂局面加以整頓和控制，整頓的重點就是基礎數據的收集、整理、輸入、輸出等，只有基礎數據的準確、可靠，ERP整個系統才能一步一步得到有力的基石保障。確保輸入數據的準確性，并且要求每一個數據的處理過程和處理財會研究方法都必須規范，才能確保會計信息質量的真實性、準確性和完整性。業務人員必須錄入真實合同的關鍵數據，如客戶、貿易國別、價格條件、付款方式、付款計劃、合同金額、明細的采購預算等，每單合同經由審批人員審批核對，后續控制所需數據可稍后補錄。通過層層把關，將數據錯誤的人為因素降到最低。

(二)操作人員的職能牽制

加強員工崗位職責分工機制，建立一套完整的內部控制制度。規定不相容崗位一定要分離，各崗位保持相對獨立，但又相互聯系，相互制約。根據內部牽制制度要求，出納人員不得兼管審核、記賬、會計檔案的保管；制單員與審核記賬員不得兼任；每個員工有各自的權限和密碼，具有唯一性和保密性。所有申請單據一經提交，由上級審批通過之后就不能再改動，保證了數據的安全性。如果提交審批之后發覺有錯誤，必須通過書面申請，說明原因，才能由上一級審批者取消審批退回下一級別。不同級別所具有的的權限也不同。從而保證輸入系統的數據的安全性和嚴肅性。同時，還應建立職務輪換制度以防止企業內部的舞弊或欺詐。

(三)建立企業員工教育培訓機制

ERP的實施給企業員工帶來了新的工作環境，也帶來了新的挑戰。企業應當經常性地組織各部門人員進行相關的培訓活動。培養出既懂財會知識，又懂計算機知識的復合型管理人才。讓員工了解ERP的特點和存在的風險，掌握應有的技能才能發現風險，抵御風險，把風險扼殺在搖籃里。

(四)加強系統安全控制

具體包括：a.加強對計算機病毒的防范工作，建立安全的預防措施。計算機病毒會對計算機系統的安全造成極大的影響，對ERP軟件本身也會造成破壞，最終損壞計算機的硬件。數據庫資料是會計工作的重要資料，一旦遭到破壞，將會造成的損失不可估量，因此要對計算機病毒嚴加防范。b.加強網絡安全控制。網絡安全包括數據加密、訪問控制、防火墻技術等等。如進行用戶身份確認、對口令加密、定期修改登錄口令、設置用戶訪問目錄和文件的權限、更改和鑒別，控制網絡設備配置的權限等。

(五)建立ERP檔案管理制度

ERP環境下，會計信息的檔案管理更加重要。建立安全的檔案管理制度，實現檔案的安全管理，派專人管理ERP檔案，做好防火、防塵、防磁、防水等工作，防止數據損壞；做好數據額備份工作，同時備份2份，放在不同的地方以防發生自然災害，造成數據丟失。五、結束語ERP的采用使得外貿會計從原來的數據匯總、整理和記錄的事后管理轉變為公司戰略支持者、決策者和公司變革的積極推進者和主導力量。經營管理層可以及時、準確地對企業經營成果進行分析，以評價企業財務狀況、經營成果、經營績效、財務風險等，實現控制點的前移。ERP的實施，推動企業財務部門職能發展和變化，使得市場競爭加劇，需要企業通過高績效的管理來有效地將戰略規劃、經營活動、資源配置和績效評估等聯系起來，讓企業更好的適應市場的變化，開發、保持和發展企業的競爭優勢，使企業在競爭中立于不敗之地，從而實現股東價值最大化。

作者：張群英 單位：上海電氣國際經濟貿易有限公司